Top 5 oficjalnego maila po angielsku
Jak poprawnie napisać oficjalny mail po angielsku?
„list biznesowy po angielsku” To jedna z najczęściej wyszukiwanych fraz w naszych przeglądarkach internetowych. Mimo setek wskazówek, blogów, filmów instruktażowych, itp., zmora wielu z nas. Czy Wy również pamiętacie ze szkoły:
Dear Sir or Madam, I am writing to you to….? – Ja tak. Niczym mantra powtarzane przed maturą, do dziś wraca, jak bumerang w treści waszych e-maili czy też osławionych już listów biznesowych, prawda?
Wielu z nas w życiu codziennym będzie miało – rzadziej lub częściej – styczność z współpracownikami z zagranicy, w uniwersalnym języku angielskim. Pomijając faktyczny poziom językowy każdego z osobna, pozwolę sobie uogólnić kuriozum tezą, iż bardzo często mamy wątpliwości co do formy lub stylu naszego maila. Powoduje to często niechęć do korespondowania z obcokrajowcami a ewentualny obowiązek staje się nadmiernym stresem. A to wszystko dlatego, że w języku polskim stosujemy nieco inne wyrażenia i ciężko nam to odnieść na grunt anglosaski czy amerykański. Jednakże istnieje kilka prostych, stałych zasad, które należy poznać i zapamiętać aby poprawnie komunikować się mailowo w języku angielskim. Stosując się do prostych wskazówek, stajemy się bardziej profesjonalni i pewni siebie, a przecież o to właśnie chodzi w biznesie!
No to może od początku. Owszem, list biznesowy jest swego rodzaju listem formalnym, lecz jego głównym zadaniem jest przekazanie w sposób jasny i klarowny sprawy z jaką się zwracacie, lub też waszego stanowiska. (Nikt nie ma czasu na czytanie kilkustronnicowych elaboratów, gdyż w biznesie time is money!)
Pamiętajcie, zarówno z punktu biznesowego, jak i językowego liczy się profesjonalizm, który w praktyce oznacza przede wszystkim:
- Prawidłowe rozpoczęcie takiego listu- brzmi banalnie, jednak jedna literka może w najlepszym wypadku wywołać uśmiech na twarzy naszego odbiorcy. Googlujmy imiona i nazwiska, sprawdzajmy stopki, w poprzednich e-mailach! Do najczęściej używanych należą:
Dear Mr. Wyat, – w przypadku mężczyzny,
Dear Ms. Jones, – w przypadku kobiety,
Dear Sir or Madam, – gdy ustalenie konkretniej osoby jest faktycznie niemożliwe,
- Konkretne formułowanie naszych myśli, gdyż w listach biznesowych zazwyczaj:
Informujemy- I would like to inform you (that)…
Potwierdzamy – I would like to confirm …
Zwracamy się z prośbą – I am contacting to request …
Zwracamy się z zapytaniem – I would like to enquire about ….
Prosimy o przekazanie informacji – Could you provide me information about…
Prosimy o wycenę – Could you estimate the cost of ….
- Zwracanie się do naszego odbiorcy z szacunkiem:
I would appreciate if you could …
I would be grateful if you could …
- Podsumowanie naszego listu:
Do not hesitate to contact me if you require more information.
Thank you for taking this into consideration.
- Zakończenie naszego listu:
Sincerely, lub Yours faithfully, – kierowane do osób, do których zwracamy się po raz pierwszy
Kind regards – kierowane do osób, z którymi nawiązaliśmy już jakąś relację biznesową
W „liście biznesowym” niezwykle ważny jest również styl, w jakim piszecie, a mianowicie styl formalny. Należy przede wszystkim pamiętać o zwrotach grzecznościowych oraz o używaniu pełnych form ( I will not be able… zamiast I won’t be able…). Kolejnym istotnym problemem są kolokwializmy, których często zdarza się nam używać w języku potocznym. Niestety w formalnych listach nie ma na nie miejsca.
Jeżeli powyższe zasady wydają się dla was banalne i oczywiste, to znaczy, że jesteście na dobrej drodze. Jeśli jednak zaczynacie swoją przygodę z pisaniem listów biznesowych, to wprowadzenie powyższych zasad jest bardzo dobrym początkiem. Pamiętajcie less is more, a zwłaszcza w #biznesie.
Poniżej znajdziecie link do Quizlet-u, aplikacji, która pomoże w utrwaleniu powyższych zwrotów:
